Workflow w tłumaczeniu z języka angielskiego oznacza przepływ pracy. W sensie szerszym, to automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych.

Pojęcie workflow jest używane w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza wspomagającego pracę grupową. Ma ono duże znaczenie dla firm, które chcą kontrolować kierunki swoich działań oraz przyspieszyć i usprawnić pracę w poszczególnych działach. Zalgorytmizowany system opiera się na obsłudze mechanizmu obiegu dokumentów i prowadzenia pracy grupowej. Oprogramowanie takie umożliwia:

  • gromadzenie, indeksowanie, udostępnianie i wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów powstających w firmach lub też przychodzących do niej z zewnątrz,
  • elastyczną obsługę procesów przepływu informacji oraz dokumentów miedzy działami i jednostkami
  • prowadzenie efektywnej pracy grupowej
  • raportowanie postępu prac w obiegu
  • tworzenie historii dokumentu
  • tworzenie harmonogramów obiegu dokumentów
  • obsługę formularzy, faktur elektronicznych lub faktur skanowanych
  • obsługę poczty elektronicznej, zeskanowanej poczty tradycyjnej, faksów według zdefiniowanych wcześniej procedur,
  • porządkowanie dokumentów

Jak korzystać z workflow

Oprogramowanie typu workflow przeznaczone jest dla klientów zarówno z sektora finansowego, jak i z obszaru małej i średniej przedsiębiorczości. Pracuje w przeglądarce www. Udostępniane jest na zasadzie Software as a Service – oprogramowanie jako usługa. Nie instaluje się go na komputerze, a jedynie wykupuje dostęp do aplikacji internetowej. Po zalogowaniu się na stronie można w pełni korzystać z jego funkcjonalności.